AO3 News

Post Header

Published:
2014-11-03 04:07:41 -0500
Original:
The OTW's Financial Future
Tags:

Banderoll med konturer utav en man och kvinna med pratbubblor; den ena bubblan har OTW loggan och den andra säger “OTW Meddelande”. Gjord av Diane.

Oktoberkampanjen blev en enorm succé tack vare alla fans generositet! Medarbetarna och volontärerna hos OTW (Organisationen för Transformativa Verk) har blivit helt hänförda av inte bara den mängd pengar som samlades in, utan också av de djuplodande diskussioner som tagit plats under kampanjens gång.

En fråga som kommit upp i dessa diskussioner var: Vad kommer vi att göra med de extra pengarna? Vi fick också frågan om varför, om nu vårt mål var US$ 70 000, vi inte slutade då vi uppnått målet?

Svaren till bägge frågorna är flerbottnade. Det kortaste, och mest direkta, svaret har redan nämnts i svar till kommentarer som gjorts på kampanjens nyhetsinlägg: Vi kommer att lägga pengar på att investera i servrar, på utbildning av vår personal, och på möjligheten att kunna ta in konsulter som stöd för våra helt volontärarbetande medarbetare. Att få in mer pengar än vad vi hade som målsättning låter oss genomföra allt detta och dessutom betala alla våra räkningar fram till vår nästa kampanj i april (och ännu längre än så). Det gör också att vi kan öka på vår ekonomiska buffert som vi har för nödfall.

Det längre svaret betyder att vi måste gräva oss lite djupare in i OTW:s uppbyggnad och i vår insamlingshistorik.

Som man kunde läsa i kampanjens sjunde inlägg, så har också en icke-vinstdriven organisation som OTW många utgifter. Omkring 70% av vår budget går till värdhållning, servrar och allt annat som behövs för att Archive of Our Own – AO3 (Vårt Eget Arkiv) ska fungera som det ska. De övriga 30 procenten fördelas mellan våra andra projekt, tjänster, möten och generella administrativa kostnader.

Även om vi alltid har kunnat täcka alla våra utgifter, så har det funnits tider då det varit med nöd och näppe. AO3, vår största kostnad, har vuxit exponentiellt — och ärligt talat visste vi inte vad vi kunde vänta oss under de tidiga åren. Nu har vi bättre koll på våra behov. Under de senaste tre åren har vi förfinat vår insamlingsstrategi för att mer medvetet jobba för att kunna matcha en ökad inkomst i takt med växande utgifter. Tänk på det som att OTW går från att “leva från hand till mun” till att ha en stabil hushållsbudget, ett säkerhetsnät och lite extra sparkapital för att göra mer nytta.

Vårt mål på US$70 000 var vad vi trodde var nåbart för oss. Vår senaste oktoberkampanj samlade in US$52 381, så vi var beredda på att inte nå målet även om vi skulle lyckas få in mer än förra året.

Vi var däremot inte beredda på den överväldigande succé som den här kampanjen blev. Sanningen är att vi förväntade oss att behöva plocka ur vår ekonomiska buffert för att klara oss till slutet av året och hålla oss flytande tills nästa kampanj i april 2015. Det är inte ovanligt för ideella organisationer, särskilt inte för en som är så ung som OTW ju faktiskt är, men det är samtidigt inte en strategi som skulle fungera på lång sikt. I augusti påbörjades diskussioner om hur vi skulle kunna utöka våra insamlingsstrategier till att inkludera fler vädjanden om donationer, fler metoder för månadsdonationer och att lägga till en eller två särskilda evenemang som tillägg till våra årliga kampanjer.

Vi kommer fortfarande att utforska dessa möjligheter, eftersom de lägger grunden för en solid och bred insamlingsstrategi, men det omedelbara trycket har lättats tack vare de nästan 8000 donatorer som ställde upp för oss i oktober. Våra finanser är helt enkelt starkare än någonsin och det betyder att alla projekt som finns under OTW:s paraply blir starkare de med.

Förväntade utgifter, i korthet:

  • US$45 000 kommer att användas till ytterligare servrar under 2014 och minst US$100 000 kommer att läggas på ytterligare utrustning under 2015.
  • Fler servrar innebär behov av större utrymme i serverhallen och högre elkostnader för dessa servrar. Sammantaget förväntas det bli en kostnad på US$36 000 eller mer under 2015. Dessutom tillkommer ytterligare US$25 000 för hyra i en tredje serverhall, statistik och analysering, samt domänregistreringar.
  • En investering i ett förbättrat system för hantering av ärenden för våra team på Missbruk och Support. Kostnaden blir US$400 per månad, totalt US$4800 om året.
  • Seminarier och workshops för vår personal blir möjligt med en pott på minst US$7500, med ytterligare US$7500 vikta för resor, boende och registreringsavgifter för presentationer på fan-konvent, akademiska konferenser och andra evenemang.
  • Styrelsen kommer på plats att ha ett möte i oktober, där ordföranden för kommittéer och/eller annan personal kan delta. Kostnaden blir i genomsnitt US$950 för resa, kost och logi per person, totalt beräknat till US$15 000.
  • US$8000 kommer gå till rutinmässiga administrativa utgifte. Andra programutgifter kommer kräva minst US$23 000.
  • Vi kommer upprätthålla en nio-månaders reserv på cirka US$72 000.

Utöver dessa omedelbara utgifter är det svårt att sätta fingret på specifika kostnader för 2015. Som vi nämnde ovan,väntade vi oss att ha en mindre reserv och måttlig tillväxt i vår inkomst och de flesta av våra mer konkreta planer var byggda runt dessa siffror. Kommittéerna har blivit ombedda att skicka in ytterligare önskningar i november, men det finns ett antal områden där vi förväntar oss ökade kostnader.

Vi har talat om den omedelbara effekten för AO3 i form av ytterligare servrar och rackutrymme, kontraktsanställningar och utbildning. Fanlore och Open Doors (Öppna Dörrar) kommer att se vissa konkreta förmåner bara av att dela serverutrymme. Uppgraderingen av mjukvara för AO3 Support och Missbruk kommer också att göra det lättare att svara på användares förfrågningar om Öppna Dörrars bevaringsarbete.

Våra två andra huvudprojekt, Transformative Works and Cultures - TWC (Transformativa Verk och Kulturer) och det juridiska påverkansarbetet som bedrivs av vår Juridiska kommitté, arbetar båda med betydligt mindre budget än vad AO3 gör. Vårt juridiska team måste emellanåt betala avgifter när de skickar in åtal. Dessutom tillkommer kostnader för resor till undersökningar och möten angående fair use (tillåten användning). Personalen på TWC, vår akademiska tidskrift, reser till akademiska konferenser över hela USA; en annan utgift är den årliga registreringsavgiften för tidskriften. Det överskott i budgeten som den här kampanjen skapat gör det möjligt för dem att representera OTW på fler evenemang, samt att medlemmar från bägge kommittéer liksom Utveckling & Medlemskap — den kommitté som står bakom våra insamlingar — kan vara med och utveckla planerna för en ökad närvaro på fansammankomster och konvent.

Alla våra projekt och kommittéer kan dra nytta av pengarna när det kommer till att ge personal och volontärer möjligheten att delta i fler utbildningar, seminarier och webbinarier. Att stärka professionella kunskaper och nätverk kors och tvärs genom OTW har alltid varit en prioritet, vare sig det gäller att ta tillfället i akt att hålla en workshop om ledarskap för Volontärer & Rekrytering, eller att skicka personal till att delta på evenemang som AdaCamp.

Vi kan växa på alla dessa områden tack vare framgången hos denna kampanj och generositeten hos våra medlemmar. I första halvan av januari räknar vi med att kunna ge uppdaterad information om både den årliga budgeten och vår insamlingsstrategi för 2015.

Vi kommer att ha ett nytt mål för vår insamling i april och då hoppas vi att fandom ställer upp för oss igen. Glöm inte: vi är bara så starka och levande som ni, våra användare och medlemmar, gör oss.

Här kommer några fler detaljer för alla som är siffernördar:

Månatliga utgifter, återkommande:
Återkommande månadskostnader, som det var den 30:e oktober: US$5497.20
Genomsnittlig månadskostnad beräknat för 2015: US$8066.66
(Inkluderar serverhallshyra, rutinprogram och administrativa utgifter som betalas varje månad.)

Förväntade utgifter för tidsperioden 1:a januari till 30:e mars:
Utgifter första kvartalet 2015, justerad uppskattning: US$84 949.67
(Inkluderar återkommande månadskostnader plus US$60 000 för serverinköp och förberedelser inför insamlingskampanjen i april; minimumbelopp som vi måste ha tillgängligt)

Sparkapital:
9 månadskostnader i reserv för 2015, uppskattning: US$72 599.94
(Baserat på återkommande månadskostnader; det belopp som behövs för att kunna "hålla dörrarna öppna" som vi är, ifall vi skulle bli utan inkomst, i nödfall.)

Utgifter plus sparkapital:
Utgifter plus sparkapital för första kvartalet 2015, uppskattning: US$157 549.60
(Beloppet som måste finnas tillgängligt den 1:a januari för att bära oss fram till den 30:e mars, samt upprätthålla 9 månadskostnader i reserv)

Överskott:
Överskott som förs över till följande år: US$197 544.09
(Förutsätter att vi möter november och decembers insamlingsmål samt spenderar återstoden av 2014:s budget; det här är totalsumman som kommer att finnas tillgänglig den 1:a januari)

Överskott: US$39 994.48
(Beloppet som återstår när 2014:s budget, utgifterna för första kvartalet, samt sparmålen är mötta)

Preliminär budget 2015:
Vi beräknar att vår budget för 2015 kommer att vara (grov uppskattning): US$230 000
Denna summa inkluderar inköp av hårdvara, återkommande månadskostnader, möten på plats, personalutveckling, representation, med mera.

Tack för allt ert stöd — Er generositet gör vårt arbete möjligt!