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Published:
2014-11-02 11:39:02 -0500
Original:
The OTW's Financial Future
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Banner feito por Diane com as silhuetas de um homem e uma mulher conversando com balões de diálogo, um dos quais tem a logo da OTW e o outro contendo as palavras

A campanha de outubro foi um grande sucesso graças à generosidade de vocês! A equipe da OTW (Organização para Obras Transfiormativas) ficou admirada não só com o valor arrecadado, mas também com os debates que surgiram durante a campanha.

Uma pergunta que surgiu nessas discussões foi: o que iremos fazer com o dinheiro a mais que arrecadamos? E também por que, se a nossa meta era 70 mil dolares americanos, não paramos ao atingirmos esse valor?

Ambas as perguntas têm respostas multifacetadas. A mais curta e direta delas já foi dada nos comentários do post sobre a campanha; iremos investir mais dinheiro em servidores e em treinamento e consultores para ajudar nossa equipe de voluntárixs. Arrecadar dinheiro além da nossa meta inicial nos permite fazer tudo isso e pagar nossas contas até a nossa próxima campanha planejada, que será em abril (e mais para o futuro também). A arrecadação extra também nos permite aumentar nossa reserva para eventuais emergências.

Uma resposta longa requer uma exploração um pouco mais detalhada da estrutura da OTW e da história de nossas campanhas anteriores.

Como você viu no sétimo post dessa campanha, uma organização sem fim lucrativos como a OTW tem várias despesas. Cerca de 70% do nosso orçamento são gastos em hospedagem, servidores e outras necessidades para manter o Archive of Our Own – AO3 (Nosso Próprio Arquivo) funcionando. Os outros 30% são divididos entre nossos demais projetos, serviços, encontros e gastos administrativos.

Embora sempre tenhamos sido capazes de cobrir todas as nossas despesas, em algums momentos ficamos apertadxs. O AO3, nossa maior despesa, tem crescido exponencialmente; e, honestamente, não tínhamos a menor ideia do que esperar nos primeiros anos. Hoje temos uma visão mais concreta das nossas necessidades; nos ultimos três anos, desenvolvemos nossas campanhas para aumentar nossa arrecadação levando em consideração nossas despesas crescentes. É como se a OTW estivesse evoluindo, deixando de viver com gastos contados de mês a mês para passar a planejar orçamentos a longo prazo, guardando dinheiro para emergências e obtendo fundos extras para que possamos realizar mais coisas.

Nossa meta de 70 mil dólares era o que pensamos ser possível de conseguir. A última campanha, em outubro passado, arrecadou US$ 52.381; estávamos, portanto, preparadxs para não atingir essa meta, mesmo caso conseguíssimos mais do que ano passado.

Nós não nos estávamos preparadxs para o incrível sucesso dessa campanha. De fato, esperávamos ter que usar parte da nossa reserva para fechar as contas no fim do ano e nos mantermos funcionando até a próxima campanha, agendada para abril de 2015. Isso não é fora do padrão para uma organização sem fim lucrativos, especialmente uma tão jovem como a OTW, mas não é algo sustentável a longo prazo. Discussões começaram em agosto sobre como expandir nossos planos para arrecadações, para incluir solicitações diretas a doadores de grande valores, mais meios para doações mensais e adicionar um ou dois eventos especias para completar nossas campanhas anuais.

Iremos continuar a considerar essa opções, porque são parte integral de uma estrátegia de arrecadação que seja sólida e diversa, mas a pressão imediata foi aliviada graças aos 8.000 doadores que nos ajudaram nesse mês de outubro. Simplificando, nossas finanças agora estão mais fortes do que nunca; isso fortalece todos os projetos da OTW.

Breve resumo dos gastos esperados:

  • US$ 45 mil serão usados em servidores adicionais em 2014, com pelo menos US$ 100 mil em máquinas adicionais em 2015.
  • Mais servidores significa mais espaço necessário e maiores gastos com energia para esses servidores, totalizando US$ 36 mil ou mais em 2015, com um adicional de US$ 25 mil para um terceiro local para servidores, análises estatisticas e registros de dominios.
  • Um sistema de registro e acompanhamento de solicitações melhorado para os nossos times de Abuso e Suporte do AO3 irá custar um adicional de US$ 400 por mês, totalizando US$ 4.800 por ano.
  • Seminários e workshops de treinamento para a nossa equipe terão uma reserva projetada de pelo menos US$ 7.500 disponibilizada, com outros US$ 7.500 separados para transporte, hospedagem e taxas de inscrições para apresentações em convenções de fãs, conferências acadêmicas e outros eventos.
  • Um encontro em pessoa para membros da Direção ocorrerá em outubro, possivelmente com a presença de lideres das equipes e/ou outros membros de equipes, com um custo médio de US$ 950 por pessoa para transporte, hospedagem e alimentação, totalizando uma estimativa de US$ 15 mil.
  • US$ 8 mil cobrirão nossas despesas administrativas de rotina e outros gastos administrativos irão requerer no minimo US$ 23 mil.
  • Um reserva financeira de emergência, suficiente para cobrir nove meses de despesas de rotina, será mantida, no valor de cerca de US$ 72 mil.

Além dessas despesas imediatas, é dificil precisar todos os gastos específicos que ocorrerão em 2015. Como mencionamos acima, nossa previsão era começar o próximo ano com uma reserva menor e um crescimento modesto de arrecadação. A maioria dos nossos planos concretos foi construída ao redor desses números. Pedimos aos nossos comitês que enviassem requerimentos financeiros adicionais em novembro, mas há algumas áreas onde esperamos ver um aumento nos gastos.

Falamos acima sobre o impacto no AO3 em termos de servidores adicionais e espaço fisico, terceirização e treinamento. A Fanlore e o Open Doors (Portas Abertas) terão alguns beneficíos tangenciais simplesmente pelo fato de compartilharem esses mesmos servidores. A melhoria do software usado pelas equipes de Suporte e Abuso do AO3 também tornará mais fácil responder a questões de usuárixs sobre o trabalho de preservação feito pelo Portas Abertas.

Nossos outros dois grandes projetos — Transformative Works and Cultures – TWC (Obras e Culturas Transformativas) e o trabalho de assitência jurídica do nosso comitê Jurídico — necessitam de orçamentos consideravelmente menores que o AO3. Nosso time jurídico às vezes precisa pagar taxas processuais, assim como despesas para viagens para audiências e reuniões relacionadas à doutrina do uso razoável (fair use). A equipe do TWC — nossa publicação acadêmica — viaja para conferências acedêmicas em diversos locais dos Estados Unidos; outra despesa é a taxa de registro anual da publicação. Nossa arrecadação extra permitirá que essas equipes representem a OTW em mais eventos e que membros de ambos comitês se juntem ao time de Desenvolvimento e Membros — o comitê responsável por essa campanha — para planejar mais presenças em convenções de fãs.

Todos os nossos projetos e comitês irão se beneficiar de ter mais dinheiro disponível para dar apoio a nossas equipes voluntárias e permitir que tenham mais treinamento, seminários, webinários. Fortalecer habilidades profissionais e conexões atrevés da OTW sempre foi uma prioridade para nós, seja através de um workshop em gerenciamento para a equipe de Voluntarixs e Recrutamento, seja enviando voluntárixs para participar de eventos como o AdaCamp.

Todas essas são áreas em que podemos crescer graças ao sucesso dessa campanha e à generosidade de nossos membros. Esperamos ter maiores atualizações sobre nosso orçamento anual e nossos planos para arrecadação em 2015 no começo de janeiro, então fique de olho.

Teremos outra campanha para arrecadação em abril; esperamos que fandom possa nos ajudar novamente. Lembre-se: nós dependemos de vocês, nossxs usuárixs e membros, para crescermos e continuarmos fortes e vibrantes.

Alguns detalhes a mais para gente que gosta de números:

Despesas mensais recorrentes:
Despesas mensais regulares em 30 de outubro: US$ 5.497,20
Despesas mensais estimadas para 2015: US$ 8.066,66
(Inclui espaço fisico para servidores e despesas administrativas de rotina pagas mensalmente)

Despesas totais antecipadas de 1º de janeiro a 30 de março:
Despesas do primeiro trimestre de 2015, estimativa ajustada: US$ 84.949,67
(Inclui despesas mensais regulares mais US$ 60 mil para a compra de servidores e preparação para a campanha de abril; valor minimo que precisamos ter disponivel nesse periodo)

Reservas:
Reserva equivalente a 9 meses, estimativa para 2015: US$ 72.599,94
(Baseada em despesas regulares mensais; valor necesáario para nos manter funcionando em caso de emergência, sem levar em consideração crescimento)

Despesas mais reservas
Despesas do primeiro trimestre mais reservas, estimativa para 2015: US$ 157.549,60
(Valor que precisamos ter em 1º de janeiro para cobrir os custos até 30 de março e manter a reserva de 9 meses)

Excedente:
Excedente: US$ 197.544,09
(Presumindo que iremos atingir nossa meta de arrecadação para novembro e dezembro e que gastaremos o restante do orçamento para 2014 como previsto, esse é valor total que teremos em 1º de janeiro)

Sobra: US$ 39.994,48
(Valor que restará após os gastos de 2014, despesas do primeiro trimestre, e a separação da reserva planejada)

Orçamento preliminar, 2015:
Nós esperamos ter um orçamento (estimativa aproximada) de US$ 230 mil em 2015.
Esse numero inclui a compra de mais equipamento, assim como despesas mensais, encontros em pessoa, desenvolvimento da equipe e outros.

Agradecemos o seu apoio. Sua generosidade faz nosso trabalho possível.