AO3 News

Post Header

Published:
2014-11-02 11:38:22 -0500
Original:
The OTW's Financial Future
Tags:

Banier, gemaakt door Diane, met de omtrek van een man en een vrouw, pratend met spreekbubbels, waarvan er één het OTW-logo bevat en de ander de woorden ‘OTW-mededeling’.

De oktoberwerving was een gigantisch succes, dankzij jullie generositeit! De vrijwilligers van de OTW (Organisatie voor Transformatieve Werken) zijn vol ontzag. Niet alleen door de hoeveelheid geld die is opgehaald, maar ook door de bedachtzame discussies die plaatsvonden tijdens de werving.

Eén van de vragen die werd opgeworpen in deze discussies is de volgende: Wat gaan we doen met het extra geld? Er werd ons ook gevraagd waarom we niet stopten bij US$70.000, als dat ons doel was.

Er zijn veelzijdige antwoorden op beide vragen. De kortste en meest directe is gegeven in de reacties op de nieuwsberichten voor de werving; we zullen meer geld investeren in servers, in staftraining, en in consulenten om onze vrijwillige staf bij te staan. Geld opbrengen buiten ons eigenlijke doel staat ons toe al die dingen te doen, naast het betalen van onze rekeningen tot de volgende geplande werving in april (en verder). Het zorgt ook voor groei van ons appeltje voor de dorst voor noodgevallen.

Het langere antwoord betekent dat we enigszins moeten graven in de structuur van de OTW en de geschiedenis van onze fondsenwerving.

Zoals gezien in bericht zeven van de werving, heeft een non-profitorganisatie zoals de OTW vele uitgaven. Ongeveer 70% van ons budget gaat naar hosting, servers, en andere zaken om te zorgen dat het Archive of Our Own – AO3 (Ons Eigen Archief) blijft draaien. De andere 30% is verspreid over meerdere projecten, services, bijeenkomsten en algemene administratieve kosten.

Hoewel we altijd in staat zijn geweest onze kosten te dekken, zijn er tijden geweest dat het maar net was. AO3, onze grootste kostenpost, is exponentieel gegroeid -- en om eerlijk te zijn waren we niet zeker wat we moesten verwachten in de beginjaren. Nu hebben we een betere grip op onze behoeften, en gedurende de laatste drie jaar hebben we onze fondsenwervingsplannen verfijnd om bewuster te zorgen dat ons inkomen meegroeit met de groei van onze kosten. Denk erover alsof de OTW leefde van rekening tot rekening, en nu een regelmatig huishoudbudget, een veiligheidsnet, en wat extra fondsen heeft om in staat te zijn meer goed te doen.

Ons doel van US$70.000 was wat we dachten dat haalbaar was voor ons. Onze laatste oktoberwerving had US$52.381 opgehaald, dus we waren erop voorbereid het doel niet te halen, zelfs als we meer binnen zouden halen dan vorig jaar.

We waren niet voorbereid op het overweldigende succes van deze werving. In feite hadden we zelfs verwacht in ons reservefonds te moeten duiken om ons door het einde van het jaar te krijgen en ons te helpen boven water te blijven tot onze volgende geplande werving, in april 2015. Dit is niet ongewoon voor een non-profit, zeker niet voor eentje zo jong als de OTW, maar het is ook niet een strategie die we op lange termijn zouden kunnen volhouden. In augustus begonnen discussies over het uitbreiden van ons fondsenwervingsplan om grote donorverzoeken te omvatten, alsmede meer methoden voor maandelijkse donaties, en één of twee speciale evenementen naast onze jaarlijkse wervingen.

We zullen nog steeds naar deze dingen kijken, omdat ze deel zijn van een solide en diverse fondsenwervingsstrategie, maar de onmiddellijke druk is er vanaf, dankzij de bijna 8.000 donors die ons deze oktober geholpen hebben. Simpel gezegd; onze financiën zijn sterker dan ooit, en dat betekent versterking voor alle projecten onder de paraplu van de OTW.

Verwachte uitgaven, in het kort:

  • US$45.000 zal gebruikt worden om extra servers toe te voegen in 2014, met ten minste US$100.000 aan extra machinerie in 2015.
  • Meer servers betekent meer ruimte voor colocatie en hogere stroomkosten voor deze servers, met als verwachte totaal US$36.000 of meer in 2015, met een extra US$25.000 voor een tertiair colocatieterrein, analytics, en domeinregistraties.
  • Een verbeterd ticketsysteem voor onze Misbruik- en Supportteams zal een extra US$400 per maand kosten, een totaal van US$4.800 per jaar.
  • Trainingscursussen en workshops voor de staf zullen beschikbaar komen uit een fonds van ten minste US$7.500, met nogmaals US$7.500 opzij gezet voor reiskosten, onderdak, en registratiekosten voor presentaties op fanconventies, academische conferenties, en andere evenementen.
  • Een persoonlijke bijeenkomst van de Raad zal plaatsvinden in oktober, met mogelijke aanwezigheid van voorzitters en/of ander personeel, met een gemiddeld bedrag van US$950 voor reiskosten, onderdak en maaltijden per persoon, geschat op US$15.000.
  • US$8.000 zal standaard administratieve uitgaven dekken, en andere programmakosten zullen een minimum van U$23.000 nodig hebben.
  • Een kasreserve van negen maanden voor noodgevallen van ongeveer U$72.000 zal worden bijgehouden.

Naast deze onmiddellijke uitgaven is het moeilijk specifieke uitgaven voor 2015 vast te pinnen. Zoals we hierboven al meldden, hadden we verwacht het volgende jaar in te gaan met een kleine reserve en bescheiden groei in ons inkomen. De meeste van onze concrete plannen waren gebouwd rond die nummers. Comités worden gevraagd aanvullende aanvragen in te dienen in november, maar er zijn een aantal gebieden waarin we verwachten meer financiering te geven.

We hebben het gehad over de onmiddellijke impact voor AO3 wat betreft extra servers en rackspace, gecontracteerde werknemers, en training. Fanlore en Open Doors (Open Deuren) zullen een aantal tangentiële voordelen ondervinden, enkel door het delen van dezelfde serverruimte. De upgrade in software voor AO3 Support en Misbruik zal het ook makkelijker maken te reageren op gebruikersvragen over Open Doors’ beschermingswerk

Onze andere twee grote projecten, Transformative Works and Cultures – TWC (Transformatieve Werken en Culturen) en de legale belangenbehartiging van ons Legale Bijstandscomité, hebben een significant kleiner budget dan AO3. Ons juridisch team lijdt zo nu en dan dossierkosten, evenals kosten voor reizen naar zittingen en bijeenkomsten gerelateerd aan fair use. De staf van TWC, ons academisch tijdschrift, reist naar academische conferenties door heel de VS; een andere uitgave is het jaarlijkse registratieloon voor het tijdschrift. Het overschot aan budget dat is ontstaan door deze werving zal hen toestaan de OTW te representeren op meer evenementen, en leden van beide comités de kans geven om Ontwikkeling en Lidmaatschap -- het comité achter onze fondsenwerving -- bij te staan in hun plannen voor een groter bereik op fanconventies.

Al onze projecten en comités baten bij meer geld om staf en vrijwilligers te ondersteunen in het volgen van meer trainingen, cursussen, en online cursussen. Het versterken van professionele vaardigheden en connecties door heel de OTW is altijd een prioriteit geweest, of dat nu het gebruikmaken van managementworkshops voor Vrijwilligers en Werving is, of het sturen van staf om deel te nemen aan evenementen zoals AdaCamp.

Al deze gebieden zijn plekken waarin we kunnen groeien dankzij het succes van deze werving en de generositeit van onze leden. We verwachten begin januari een update te geven over zowel het jaarlijkse budget als onze fondsenwervingsplannen voor 2015, dus houd deze plek in de gaten.

We zullen weer een fondsenwervingsdoel hebben in April, en we hopen dat fandom ons weer zal helpen. Onthoud: we zijn alleen zo sterk en vitaal als jullie, onze gebruikers en leden, ons maken.

Hier zijn meer details voor al onze gebruikers die houden van getallen:

Maandelijkse uitgaven, periodiek:
Algemene maandelijkse uitgaven met ingang van 30 oktober: US$5.497,20
Gemiddelde maandelijkse uitgaven geschat voor 2015: US$8.066,66
(Omvat onder andere servercolocatie, standaard programma- en administratieve uitgaven die iedere maand betaald worden)

Totale verwachte uitgaven van 1 januari tot 30 maart:
Uitgaven eerste kwartaal, aangepaste schatting 2015: US$84.949,67
(Omvat onder andere reguliere maandelijkse uitgaven plus US$60.000 voor serveraanschaf en voorbereiding voor de wervingscampagne in april; minimum hoeveelheid die we op hande moeten hebben)

Reserves:
9 maanden aan reserves, schatting 2015: US$72.599,94
(Gebaseerd op reguliere maandelijkse uitgaven; hoeveelheid nodig om "de deuren open te houden" zoals we nu zijn, zonder groei, gedurende noodgevallen)

Uitgaven plus reserves
Uitgaven eerste kwartaal plus reserve, schatting 2015: US$157.549,60
(Benodigde hoeveelheid die we op hande moeten hebben op 1 januari om ons te kunnen dragen tot 30 maart en 9 maanden aan reserve te hebben)

Over surplus:
Carry over: US$197.544,09
(Neemt aan dat we de fondsenwervingsdoelen voor november en december halen en de rest van ons budget voor 2014 spenderen; dit is de totale hoeveelheid geld die we op hande zullen hebben op 1 januari)

Surplus: US$39.994,48
(Hoeveelheid over nadat het budget van 2014 op is, en de uitgaven van het eerste kwartaal en het reservedoel zijn bereikt)

Voorlopig budget, 2015:
We verwachten dat ons budget voor 2015 zal zijn (grove schatting): US$230.000
Dit getal is inclusief hardwareaankopen en reguliere maandelijkse uitgaven, persoonlijke bijeenkomsten, fonds voor stafontwikkeling en uitbreiding, en meer.

Dank jullie wel voor jullie ondersteuning -- jullie generositeit maakt ons werk mogelijk.