AO3 News

Post Header

Published:
2014-11-02 11:37:08 -0500
Original:
The OTW's Financial Future
Tags:

Banner creato da Diane con le sagome di un uomo e di una donna che parlano tramite fumetti, uno dei quali ha il logo di OTW e l’altro dice ‘Annuncio da OTW’

La chiamata alle iscrizioni di Ottobre è stata un enorme successo grazie alla vostra generosità! Lo staff e i volontari di OTW (Organizzazione per i Lavori Trasformativi) sono stupefatti non solo per la somma raccolta ma anche per gli spunti di discussioni che sono scaturiti durante la raccolta fondi.

Una delle domande poste in queste discussioni è stata: cosa faremo con la somma eccedente il nostro obiettivo? E inoltre, se il nostro obiettivo era 70.000 US$, non ci siamo fermati lì?

Le risposte a entrambe le complesse sono complesse. Le più brevi e dirette sono state già date nei commenti ai post delle news per la raccolta fondi; investiremo più denaro nei server, nella formazione dello staff, e in consulenti per sostenere il nostro staff interamente composto da volontari. Raccogliere fondi al di là del nostro obiettivo iniziale ci permette di fare tutte queste cose, e inoltre di pagare tutti i nostri conti fino alla chiamata alle iscrizioni del prossimo aprile (e anche oltre). Ci permette altresì di aumentare il fondo di riserva per le emergenze in eventualità di tempi difficili.

Una risposta più articolata significa scavare un po' all'interno della struttura di OTW e nella storia delle nostre raccolte fondi.

Come avete già visto nel settimo post della chiamata alle iscrizioni, anche una organizzazione no-profit come OTW ha parecchie spese. Circa il 70% del nostro budget va via in hosting, server e altre spese per mantenere e gestire Archive of Our Own – AO3 (Archivio tutto per noi). Il restante 30% è suddiviso tra gli altri nostri progetti, servizi, incontri e costi amministrativi generali.

È vero che siamo sempre stati in grado di coprire le nostre spese, ma ci sono stati momenti in cui siamo stati vicini a non farcela. La nostra principale voce di spesa, quella per AO3, è cresciuta esponenzialmente - e con tutta franchezza, non eravamo sicuri di cosa aspettarci nei primi anni di vita. Ora abbiamo un maggiore controllo sulle nostre necessità, e negli ultimi tre anni abbiamo perfezionato i nostri piani per raccogliere fondi per essere sicuri che l'aumento dei ricavi andasse di pari passo co l'aumento delle spese. Pensate a questo cambiamento come se OTW fosse passato da una situazione di "vivere un giorno alla volta, da uno stipendio al successivo" a una in cui possiede un budget domestico regolare, una rete di sicurezza e anche dei fondi extra per fare altre cose utili.

Il nostro obiettivo di 70.000 US$ corrispondeva alla somma che ritenevamo di poter raggiungere. La chiamata alle iscrizioni dell'ottobre dell'anno scorso aveva portato a raccogliere 52,381 US$, perciò eravamo preparati anche all'eventualità di totalizzare una somma inferiore, sebbene superiore a quella di un anno prima.

Non eravamo preparati per il successo stratosferico di questa raccolta fondi. Infatti, eravamo pronti ad attingere al nostro fondo di riserva per arrivare alla fine dell'anno e riuscire a tenerci a galla fino alla successiva chiamata alle iscrizioni, quella di aprile 2015. Questo non è un comportamento inusuale per un'organizzazione no-profit, specialmente una di recente fondazione come OTW, ma costituisce una strategia che non possiamo sostenere a lungo termine. Già in agosto si sono tenute discussioni sull'espansione del nostro piano di raccolta fondi per includere sollecitazioni dai grandi donatori, diversificazioni dei metodi di donazione mensili, e l'aggiunta di uno o due eventi speciali che affiancassero le chiamate alle iscrizioni annuali.

Stiamo ancora esaminando queste possibilità, perché sono parte di una strategia di raccolta fondi solida e diversificata, ma la pressione immediata sulle nostre spalle si è allentata grazie ai quasi 8.000 donatori che ci hanno supportato questo ottobre. Per metterla su un piano più semplice, le nostre finanze sono più solide di quanto non siano mai state, e questo significa rafforzare tutti i progetti sotto l'ombrello di OTW.

Spese previste, in breve:

  • 45.000 US$ saranno usati per aggiungere ulteriori server nel 2014, e altri 100.000 US$ serviranno per macchinari aggiuntivi nel 2015.
  • Più server significa più spazio necessario per collocarli e maggiori spese per la bolletta elettrica; in questo settore ci aspettiamo spese totali per almeno 36.000 US$ nel 2015, con ulteriori 25.000 US$ necessari per una terza area per l'installazione dei server, i servizi di analisi e la registrazione dei domini.
  • Un sistema migliorato per i ticket per i nostri team di Violazioni e Supporto costerà altri 400 US$ al mese, un totale di 4.800 US$ all'anno.
  • I seminari e workshop di formazione per lo staff saranno resi disponibili grazie a un fondo di 7.500 US$, con ulteriori 7.500 US$ necessari per viaggi, alloggi e spese di registrazione per le presentazioni alle convention di fan, alle conferenze accademiche e ad altri eventi.
  • Un incontro di persona per il Consiglio di direzione sarà organizzato per il prossimo ottobre, con la possibilità per i presidenti dei comitati e/o per altro personale di presenziare; stimiamo una spesa di 950 US$ per persona per viaggi, alloggi e vitto, per un totale di 15.000 US$.
  • Circa 8.000 US$ serviranno per coprire le spese amministrative di routine, mentre altri programmi di routine richiederanno almeno 23.000 US$.
  • Infine, sarà mantenuta una riserva di emergenza sufficiente per nove mesi, pari a circa 72.000 US$.

Al di là di queste spese immediate, è difficile prevedere spese specifiche per il 2015. Come abbiamo già menzionato sopra, ci aspettavamo di iniziare il nuovo anno con una riserva meno cospicua e con un aumento modesto delle entrate. La maggior parte dei nostri piani concreti era stata costruita sulla base di queste previsioni. Ai comitati sarà richiesto di inviare ulteriori richieste il prossimo novembre, ma ci sono già alcune aree per cui abbiamo individuato un aumento dei finanziamenti.

Abbiamo già parlato dell'impatto immediato per AO3, in termini di server addizionali e spazio per l'installazione, di contratti per i dipendenti, di formazione professionale . Fanlore e Open Doors (Porte Aperte) riceveranno dei benefici marginali perché condividono lo stesso spazio sui server. L'aggiornamento del software per i comitati Supporto e Violazioni di AO3 ci permetteranno di rispondere più facilmente alle richieste degli utenti riguardo al lavoro di salvataggio di Open Doors.

Gli altri due progetti maggiori, Transformative Works and Cultures – TWC (Culture e Lavori Trasformativi) e il lavoro di patrocinio legale del nostro comitato Supporto Legale, hanno bisogno di budget significativamente più bassi rispetto ad AO3. Il nostro team legale necessita di oneri amministrativi di tanto in tanto, oltre a spese per i viaggi per conferenze e audizioni relative all'utilizzo leale o fair use. Lo staff di TWC, la nostra rivista accademica, attraversa gli Stati Uniti per tenere o partecipare a conferenze; un'altra voce di spesa certa riguarda la tassa annuale per la registrazione della testata. Il surplus di budget generato da questa chiamata alle iscrizioni permetterà a entrambi i comitati di rappresentare OTW in un maggiore numero di eventi, e ai membri dei due comitati di unirsi a Sviluppo & Iscrizioni - il comitato che si occupa delle raccolte fondi - nei loro piani per l'estensione del raggio di azione di OTW alle convention dei fan.

Tutti i nostri progetti e comitati beneficeranno dell'aumento dei fondi che supporteranno staff e volontari nella loro partecipazione a un maggior numero di sessioni di addestramento, seminari e teleconferenze. Il rafforzamento delle capacità professionali e delle connessioni attraverso OTW è sempre stata una priorità, che si trattasse di un workshop sull'amministrazione per il comitato Volontari e Reclutamento o della partecipazione di membri del nostro staff a eventi come AdaCamp.

Tutte queste sono aree in cui possiamo crescere grazie al successo della nostra chiamata alle iscrizioni e alla generosità dei nostri iscritti. Ci aspettiamo di potervi fornire un aggiornamento sia sul nostro budget annuale sia sul nostro piano di raccolta fondi per il 2015 nelle prime settimane di Gennaio, perciò visitate regolarmente questa sezione.

Avremo un nuovo obiettivo per la raccolta fondi del prossimo Aprile, e speriamo che il fandom possa raggiungerlo anche questa volta. Ricordate: la nostra forza e la nostra vitalità dipende interamente da voi, che siete i nostri utenti e membri.

Ecco ulteriori dettagli per i nostri appassionati di numeri:

Spese ricorrenti mensili
Spese mensili ordinarie, aggiornate al 30 ottobre: 5.497,20 US$
Stima delle spese mensili per il 2015: 8.066,66 US$
(Comprende le spese pagate ogni mese per la collocazione dei server, per la gestione amministrativa e per i programmi di routine)

Totale delle spese anticipate per il periodo dal 1° gennaio al 30 marzo:
Spese per il I trimestre, stime aggiornate per il 2015: 84.949,67 US$
(Comprende le spese mensili ordinarie più 60.000 US$ per l'acquisto dei server e la preparazione della chiamata alle iscrizioni di Aprile; è l'ammontare minimo che dobbiamo avere a disposizione)

Riserve:
9 mesi di riserve, stima per il 2015: 72.599,94 US$
(Basato sulle spese mensili ordinarie; somma conservata per "mantenere aperta l'attività" così come siamo, senza crescita, in caso di emergenze)

Spese più riserve
Spese per il I trimestre più 9 mesi di riserve, stima per il 2015: 157.549,60 US$
(L'ammontare minimo che dobbiamo avere a disposizione al 1° gennaio per andare avanti fino al 30 marzo e mantenere una riserva di emergenza per ulteriori 9 mesi)

Riguardo al surplus:
Riporto: 197.544,09 US$
(Assumendo di mantenere l'usuale obiettivo di fondi ricevuti a novembre e dicembre, e di spendere il resto del budget previsto nel 2014; questo è l'ammontare che avremo a disposizione il 1° gennaio 2015)

Surplus: 39.994,48 US$
(Ammontare rimanente dopo le spese previste per completare il budget 2014, per il I trimestre 2015 e per il fondo di riserva per i restanti 9 mesi del 2015)

Bilancio preventivo preliminare, 2015:
Ci aspettiamo che il budget per il 2015 ammonti a (stima preliminare): 230.000,00 US$
Questa somma include le spese per l'hardware, le spese ordinarie mensili, gli incontri di persona, l'addestramento dello staff, i fondi per ampliare il nostro raggio di azione, e altro ancora.

Grazie per il vostro supporto - la vostra generosità rende possibile il nostro lavoro.