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Published:
2014-11-02 11:32:02 -0500
Original:
The OTW's Financial Future
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La campagne d’adhésion d’octobre a été un très grand succès grâce à votre générosité. Le personnel et les bénévoles d’OTW (l’Organisation pour Oeuvres Transformatives) sont impressionnés non seulement par la quantité d’argent lors de la levée de fond mais aussi par les intelligentes discussions ayant pris place durant la campagne d’adhésion.

Une question ayant été soulevée durant ces discussions est : qu’allons-nous faire avec la monnaie en plus? On nous a aussi demandé si notre but était à US$70 000, pourquoi n’avons nous pas arrêtés à cette somme?

Il y a de multiple réponses avec plusieurs facettes à ces deux questions. La plus petite et directe réponse a été donnée dans les commentaires dans les nouvelles publications pour la campagne; nous allons investir plus d’argent dans les serveurs, dans la formation de nos employé(e)s, et en soutenant nos employé(e)s, qui sont uniquement des volontaires, en faisant appel à des consultants. Cette levée d’argent ayant été au dessus de notre but initial nous permet de faire toutes ces choses en même temps que payer nos factures jusqu’à notre prochaine campagne prévue en avril (et au delà). Cela nous laisse aussi grossir notre réserve d’argent.

La plus longue réponse signifie de creuser un petit peu dans la structure de l’OTW et l’histoire de notre collecte de fonds.

Comme vous avez vu dans la septième publication de la campagne, une organisation à but non lucratif comme l’OTW a beaucoup de dépenses. 70% de notre budget va à l’hébergement, les serveurs, et d’autres choses permettant à Archive of Our Own – AO3 (Notre Propre Archive) de maintenir son fonctionnement. Les autres 30% sont dispersés parmi nos autres projets, services, réunions et d’autres coûts généraux administratifs.

Bien que nous avons toujours été capables de couvrir nos dépenses, il y a eu des moments ou cela a été plus dur que d’autres. AO3, notre principale dépense, a grossis de façon exponentielle—et franchement, nous n’étions pas sûrs de ce que nous pouvons prévoir dans ses premières années. Maintenant, nous avons une meilleure maîtrise de nos besoins, et au cours des trois dernières années, nous avons peaufiné nos plans de collecte de fond pour être plus vigilant sur la croissance de notre recette pour qu’ils suivent la croissance de nos dépenses. Pensez-y comme l’OTW passant de “vivre d'une paye à l'autre” à avoir un budget régulier comme celui d’un ménage, un filet de sécurité, et quelques fonds en plus pour être capable de faire plus.

Notre but de US$70 000 était ce que nous pensions être à notre portée. Notre dernière campagne d’adhésion d’Octobre a levé US$52 381, donc nous étions préparé de ne pas atteindre ce but, même si nous aurions été capable d’amener plus que l’année dernière.

Nous n’étions pas préparés pour le succès considérable de cette campagne. A vrai dire, nous nous attendions à devoir prendre dans notre fond de réserve pour nous aider à aller jusqu’à la fin de l’année et nous aider à nous garder à flot jusqu’à notre prochaine campagne en avril 2015. Ce n’est pas rare pour une organisation à but non lucratif, particulièrement une aussi jeune que l’OTW, mais ce n’est pas aussi une stratégie que nous pouvons maintenir à long terme. Des discussions commencèrent en août au sujet de l’expansion de notre plan de collecte de fond qui comporterait des sollicitations d’important donneurs, plus de façons pour des donations mensuelles, et ajouter un ou deux spéciaux événements pour compléter nos campagnes annuelles.

Nous allons étudier ces choses, parce qu’ils sont une partie d’une différente et solide stratégie de collecte de fond, mais la pression immédiate a été soulagée grâce à près de 8000 donneurs qui ont dépassé nos attentes cet Octobre. De façon simplifiée, nos finances sont les meilleurs depuis toujours et cela implique le renforcement de tous les projets sous la bannière OTW.

Les dépenses anticipées, en résumé:

  • U$45 000 vont être utilisés pour ajouter des serveurs supplémentaires en 2014, avec au moins U$100 000 en machineries supplémentaires en 2015.
  • Plus de serveurs veut dire plus de place pour la colocation et une facture d’électricité plus élevée pour ces serveurs; qui est d’attendu d’être de U$36,000 voir plus, avec en plus U$25,000 pour un troisième lieu de colocation, services analytiques et enregistrement de domaine.
  • Un système amélioré de billet pour nos équipes d’Abus et de Technique va coûter en plus U$400 par mois, ce qui fera un total de U$4,800 par an.
  • Une somme d’au moins U$7,500 sera destinée à des séminaires et des ateliers de formation pour nos employés, avec une autre somme de U$7,500 mis de côté pour le voyage, le logement, et les frais d’inscription pour des présentations à des convention de fan, des conférences académiques et d’autres événements.
  • Une rencontre en personne pour le Conseil d’administration va se dérouler en octobre, avec une participation possible par les présidents de comités et/ou d’autres personnels, avec un coût en moyenne de U$950 pour le voyage, le logement et les repas par personne, cela donnant une estimation de U$15,00 en tout
  • Les dépenses courantes administratives vont être couverte par U$8,000 , et U$23,000 vont être utilisés pour d’autres dépenses de programmes.
  • Environ U$72,000 vont être gardés pour une réserve de trésorerie pour les urgences, en mesure de couvrir neuf mois de nos dépenses.

Au delà de ces dépenses immédiates, il est difficile de cerner les dépenses spécifiques pour 2015. Comme nous l’avons mentionné avant, nous avions prévu d’avoir un plus petit revenu pour l’année 2015 et d’avoir une croissance modérée pour celui-ci. La plupart de nos plans concrets avaient été construits autour de ces nombres. On a demandé aux comités de soumettre des demandes supplémentaires en Novembre, mais il y a peu de domaines ou nous nous attendons d’augmenter le financement.
Nous avons parlé de l’effet immédiat sur l’AO3 en ce qui concerne les serveurs supplémentaires et l’espace en plus, contracter des employées, et la formation. Fanlore et Open Doors (Fanlore et Portes Ouvertes) vont avoir des avantages tangentiels juste en partageant le même espace de serveur. La mise à jour des logiciels pour les comités Support technique et Abus de l’AO3 va aussi permettre une réponse plus facile au demande des utilisateurs concernant le travail de conservation d’Open Doors.

Nos deux autres grands projets, Transformative Works and Cultures – TWC (Oeuvres et Cultures Transformatives) et le travail juridique de notre Comité juridique, tourne sur un sensiblement plus petit budget que l’AO3. Notre équipe juridique doit parfois engager des frais de dossier de temps en temps avec des coûts des voyages pour aller aux audiences et des rencontres liées au “fair use”. Le personnel de TWC, notre journal académique, voyage pour se rendre à des conférences académiques à travers les États-Unis, une autre dépense est le coût d’enregistrement annuel pour ce journal. Le surplus du budget crée par cette campagne va leur permettre de réprésenter l’OTW dans plus d’événements, et pour les membres des deux comités de joindre le Comité Développement et Adhésion- le comité derrière notre collecte de fond- dans leur plans d’accroître notre rayonnement à des fan cons.

Tous nos projets et comités vont profiter aussi de plus de monnaie pour soutenir les employé(e)s et bénévoles en suivant plus de formations, séminaires, et conférences en ligne. Le renforcement des compétences professionnelles et des connexions à travers l’OTW a toujours été une priorité, que ça soit
profiter d’un atelier sur la gestion pour Bénévoles et recrutement ou envoyer des employés pour qu’ils ou elles participent à des événements comme AdaCamp.

Tous ces domaines sont des choses dans lesquelles nous pouvons grandir grâce aux succès de cette campagne et à la générosité de nos membres. Nous nous attendons à faire le point aussi bien sur le budget annuel que sur le plan de collecte d’argent pour 2015 au début de janvier, donc surveillez le site durant ce mois-la.

Nous aurons un autre but pour notre collecte d’argent en avril, et nous espérons que le Fandom va nous aider encore. Souvenez-vous : nous sommes seulement aussi fort et aussi énergique que vous, nos utilisateurs et membres, nous faites.
Voici quelques détails en plus pour tous nos utilisateurs fan de nombre:

Dépenses mensuelles récurrentes :
Dépenses mensuelles régulières au 30 octobre : U$5 497,20
Dépenses moyennes mensuelles estimées pour 2015 : U$8 066,66
(Cela inclut la colocation de serveur, les programmes réguliers et les dépenses administratives payées tous les mois.)

Total prévu des dépenses du 1er janvier au 30 mars:
Premier trimestre des dépenses de 2015, estimation ajustée : U$84 949,67
(Comprend les dépenses mensuelles régulières avec en plus US$60,000 d’achat de serveurs et la préparation pour la collecte de fond de la campagne d’avril; minimum quantité que nous devons avoir)

Réserves:
9 mois de réserves pour 2015, estimation : U$72 599,94
(Fondé sur les dépenses mensuelles régulières; montant demandé pour “garder les portes ouvertes” tel que nous sommes; sans croissance, en cas de nécessité)

Dépenses et réserves
Premier trimestre des dépenses de 2015 avec en plus le fond de réserve est estimé à: U$157 549,60
(Montant que nous sommes obligé(e)s d’avoir au 1er janvier pour nous permettre de tenir jusqu’au 30 mars et maintenir 9 mois de financement de réserve.)

Excédent:
effet de report : US$197 544,09
(En supposant que les buts des collectes d’argent de novembre et décembre soient réalisées et dépensé le reste du budget de 2014; c’est le montant total d’argent que nous aurons le 1er janvier)

Excédent : US$39 994,48
(Montant restant après que le budget 2014 est respecté, le premier trimestre des dépenses et le but de réserve sont aussi respectés )

budget préliminaire, 2015:
Nous nous attendons à ce que notre budget soit de (c’est une estimation approximative): US$230 000.
Ce nombre comprend l’achat de matériel aussi bien que des dépenses régulières mensuelles, des rencontres en personne, le développement du personnel et du fond de diffusion et sensibilisation et encore beaucoup plus de choses.

Nous vous remercions pour votre soutien- c’est votre générosité qui rend notre travail possible.