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Published:
2014-11-02 11:30:34 -0500
Original:
The OTW's Financial Future
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 Banner hecho por Diane con los contornos de un hombre y una mujer hablando por medio de globos de texto, uno tiene el logo de la OTW y el otro dice “Comunicados de la OTW.

¡La campaña de octubre fue un éxito rotundo gracias a la generosidad de todxs! El personal y voluntariado de la OTW (Organización para las Obras Transformativas) se encuentra asombrado no solo por la cantidad de dinero recaudado, sino también por las conversaciones reflexivas que se dieron durante la campaña.

Una de las preguntas que salió a la luz durante una de esas conversaciones fue: ¿qué haremos con todo el dinero adicional? También nos preguntaron ¿por qué, si la meta eran $ 70,000.00 US, no nos detuvimos allí?

Existe una respuesta multifacética para ambas preguntas. La respuesta más corta y directa se ha dado en los comentarios a las noticias de la campaña; se invertirá más dinero en servidores, en capacitación al personal y en consultores que apoyen a nuestro personal de voluntariado. El haber recaudado más dinero que nuestra meta original nos permite hacer todo eso, además de pagar las cuentas hasta nuestra siguiente campaña, programada para abril (y más). También nos permite incrementar nuestras reservas de emergencia.

La respuesta larga significa ahondar un poquito en la estructura de la OTW y en la historia de nuestra campaña.

Como lo vieron en la séptima publicaciónde la campaña, una organización sin fines de lucro como la OTW tiene muchos gastos. Aproximadamente el 70% de nuestro presupuesto es destinado a alojamiento, servidores y otras cosas necesarias para mantener a Archive of Our Own - AO3 (Un Archivo Propio) en funcionamiento. El otro 30% se divide entre los demás proyectos, servicios, reuniones y costos administrativos generales.

Siempre hemos sido capaces de cubrir nuestros costos, pero ha habido momentos en que nos ha costado. AO3, nuestro mayor gasto, ha crecido exponencialmente y francamente no sabíamos que esperar en los primeros años. Ahora tenemos una idea más clara de nuestras necesidades y en los últimos tres años, hemos definido nuestros planes de campaña para recaudar fondos siendo más consientes de incrementar nuestros ingresos en paralelo con el crecimiento de nuestros gastos. Miralo de esta forma: la OWT pasa de vivir “el día a día” a tener un presupuesto regular, una malla de seguridad y fondos extras para poder seguir haciendo bien.

Fijamos la meta en $ 70,000 US pues pensamos que sería posible alcanzarla. En octubre pasado recaudamos $ 52,381 US, así que nos preparamos para no lograrlo, aún si habíamos sido capaces de recaudar más que el año pasado.

No estuvimos preparados para el rotundo éxito de esta campaña. Es más, pensamos tener que utilizar nuestras reservas para poder terminar el año y ayudar a mantenernos a flote hasta la siguiente campaña, programada para abril de 2015. Esto no es poco común en las organizaciones sin fines de lucro, especialmente en organizaciones jóvenes como la OWT, pero tampoco es una estrategia que podamos mantener a un largo plazo. Se comenzó a conversar en agosto acerca de la posibilidad de expandir la campaña para incluir solicitudes de donación de montos considerables, más métodos para donaciones mensuales y agregar uno o dos eventos especiales para complementar las campañas anuales.

Todavía haremos todo eso, porque forma parte de una estrategia de recaudación de fondos sólida y diversa, pero la presión inmediata ha decrecido gracias a los 8,000 donantes que nos apoyaron en octubre. Puesto en simple, nuestras finanzas están más fuertes que nunca y esto significa fortalecer todos los proyectos bajo la sombrilla de la OTW.

Gastos anticipados, en resumen:

  • Se usarán $ 45,000 US para agregar servidores adicionales en 2014, y por lo menos $100,000 US en máquinas adicionales en 2015.
  • Más servidores significa más espacio para colocación y mayores gastos de energía para ellos, por un total esperado de $ 36,000 US para 2015, y un adicional de $ 25,000 US por la tercerización de un sitio de colocación, análisis y registros de dominio.
  • La mejora del sistema de solicitudes de asistencia de nuestros equipos de Prevención de Abuso y Soporte Técnico costará $ 400 US mensual, por un total de $ 4,800 US al año.
  • Los seminarios de capacitación y talleres para el personal serán posibles gracias a un pozo de $ 7,500 US, con otros $ 7,500 US adicionales separados para viajes, hospedaje y costos de registro para presentaciones en convenciones de fans, conferencias académicas y otros eventos.
  • En octubre se llevará a cabo una reunión en persona de la Junta, con la posible asistencia de los Jefes y/u otros miembros del personal, con un gasto estimado por persona de $ 950 US que incluye transporte, hospedaje y comidas por persona, por un monto total aproximado de $ 15,000 US.
  • Los gastos administrativos rutinarios se cubrirán con $ 8,000 US y otros programas requieren un mínimo de $ 23,000 US.
  • Se mantendrá una reserva de $ 72,000 de nueve meses destinado a emergencias.

Más allá de los gastos inmediatos, es difícil calcular los gastos específicos para 2015. Como ya hemos mencionado anteriormente,esperamos acabar el año con un pequeño monto de reserva y con un incremento modesto de nuestros ingresos. Muchos de nuestros planes concretos fueron hechos pensando en esos números. Se ha pedido a los comités que envíen pedidos adicionales en noviembre, pero solo hubo algunas áreas en las que se proyectó incrementar los fondos.

Hemos hablado del impacto inmediato al AO3 en términos de servidores adicionales y espacio, contratos de empleados y capacitaciones. Fanlore y Open Doors (Puertas Abiertas) recibirá algunos beneficios colaterales solo por compartir el mismo espacio en el servidor. La mejora en los programas de los comités de Soporte Técnico y Abuso en AO3 también hará más fácil responder inquietudes acerca de la preservación de trabajo del comité de Puertas Abiertas.

Dos de nuestros proyectos más importantes, Transformative Works and Cultures – TWC (Obras y Culturas Transformativas) y el trabajo de asistencia legal de nuestro comité Legal requieren de presupuestos más reducidos que el AO3. Nuestro equipo legal incurre en gastos de presentación de vez en cuando, además de gastos de transporte a audiencias y reuniones relacionadas con el uso legítimo. El personal de TWC, nuestra revista académica, viaja a conferencias académicas a lo largo de Estados Unidos. Otro gasto es el costo de registro anual de la revista. El exceso en nuestro presupuesto gracias a esta campaña permitirá que la OTW sea representada en más eventos y que los miembros de ambos comités puedan unirse al comité de Desarrollo y Membresía - el comité responsable de nuestra campaña - en sus planes de incrementar nuestra alcance en convenciones de fans.

Todos nuestros proyectos y comités se verán beneficiados tanto por el dinero como por el personal de apoyo y el voluntariado al asistir a más capacitaciones, seminarios y seminarios en línea. Siempre ha sido una prioridad fortalecer las habilidades profesionales y las conexiones dentro de la OTW, ya sea aprovechando talleres de gestión para el comité de Voluntariado y Reclutamiento o enviando a personal a participar en eventos como AdaCamp.

Todas estas areas son lugares donde podemos crecer gracias al éxito de esta campaña y a la generosidad de nuestros miembros. Esperamos entregar un avance del presupuesto anual y nuestro plan de financiamiento del 2015 a principios de enero, así que manténganse atentos.

Tendremos una nueva meta en la campaña de abril, y esperamos que el fandom cumpla nuevamente con nosotros. Recuerden, somos tan fuertes y tan vitales como ustedes, nuestrxs usuarixs y miembros, nos hagan.

A continuación, más detalles para nuestros usuarixs fans de los números:

Gastos mensuales recurrentes:
Los gastos mensuales regulares al 30 de octubre: $ 5,497.20 US
Gastos mensuales promedio estimados para el 2015: $ 8,066.66 US
(Incluye colocación de servidores, programación rutinaria y gastos administrativos pagados cada mes)

Monto total anticipado de gastos del 1 de enero al 30 de marzo:
Gastos del primer trimestre, 2015 estimado: $ 84,949.67 US
(Incluye gastos regulares mensuales más $ 60,000 US para la compra de servidores y la preparación de la campaña de abril; es el monto mínimo con el que debemos contar)

Reservas:
9 meses de reserva, estimado al 2015: $ 72,599.94 US
(Basado en el registro de gastos regulares mensuales, el monto necesario para “mantenernos funcionando” tal y como estamos, sin crecimiento, durante emergencias)

Gastos más reservas
Estimado de los gastos más reservas del primer trimestre del 2015: $ 157,549.60 US
(Monto con el que debemos contar del 1 de enero al 30 de marzo y mantener 9 meses como monto de reserva)

Excedente:
Para continuar: S $197,544.09 US
(Se asume que lograremos las metas en las campañas de noviembre y diciembre y gastaremos lo que queda del presupuesto del 2014; este es el monto total de dinero que quedará al 1 de enero)

Excedente: $ 39,994.48 US
(Monto restante luego de cumplir con el presupuesto del 2014, el primer trimestre y el monto de reserva de 9 meses)

Presupuesto preliminar 2015:
Esperamos un presupuesto aproximado para el 2015 de: $ 230,000 US
Este monto incluye la compra de equipos asi como gastos mensuales, reuniones en persona, fondo de desarrollo de personal, entre otros.

Gracias por su apoyo - su generosidad hace nuestro trabajo posible.