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Published:
2014-11-02 11:29:38 -0500
Original:
The OTW's Financial Future
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Banner von Diane; Die Umrisse eines Mannes und einer Frau, die mit Sprechblasen sprechen. Eine davon zeigt das OTW-Logo, in der anderen steht ‘OTW-Ankündigung’

Die Mitgliedschaftskampagne Oktober war dank Eurer Großzügigkeit ein voller Erfolg! Die freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen der OTW (Organisation für Transformative Werke) sind nicht nur von der Menge an Geld, die gespendet wurde, überwältigt, sondern auch von den angeregten Diskussionen, die während der Mitgliedschaftskampagne stattfanden.

Eine der Fragen, die in diesen Diskussionen aufkam war: was machen wir mit dem extra Geld? Wir wurden auch gefragt, warum wir nicht nach 70.000 USD aufgehört haben, wenn das unser Spendenziel war.

Die Antworten auf diese beiden Fragen sind vielschichtig. Die kürzesten und direkten Antworten wurden in den Kommentaren der Newsposts beschrieben: Wir werden mehr Geld in neue Server investieren, in MitarbeiterInnentraining und in BeraterInnen, die unsere freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen unterstützen. Die Spendeneinnahmen, die über unser erstes Ziel hinausgegangen sind, helfen uns all diese Dinge zu tun und unsere Rechnungen bis zur nächsten Mitgliedschaftskampagne im April (und weiter) zu bezahlen. Sie ermöglichen es uns auch unsere finanziellen Reserven für Notfälle zu erhöhen.

Für die längere Antwort müssen wir ein wenig auf die Struktur der OTW und die Geschichte unseres Spendensammelns eingehen.

Wie Du am siebten Tag der Mitgliedschaftskampagne sehen konntest, hat eine gemeinnützige Organisation wie die OTW viele Ausgaben. Etwa 70% unseres Budgets werden für Hosting, Server und weitere Notwendigkeiten, um das Archive of Our Own - AO3 (Ein Eigenes Archiv) am laufen zu halten, verwendet. Die restlichen 30% sind unsere anderen Projekte, Services, Versammlungen und Verwaltungskosten.

Obwohl wir bisher immer in der Lage waren, unsere Kosten zu decken, war es teilweise sehr knapp. Das AO3, unsere Hauptausgabe, hat sich exponentiell vergrößert - und ganz ehrlich gesagt, waren wir in den ersten Jahren nicht sicher was wir zu erwarten hätten. Wir haben nun eine bessere Vorstellung von unseren Bedürfnissen und haben über die letzten drei Jahre unsere Fundraisingpläne angepasst, so dass sie besser mit dem Wachstum unserer Ausgaben einher gehen. Die OTW bewegt sich damit weg von einem Zustand, in dem am Ende des Geldes immer ein Stück vom Monat übrigbleibt, zu einem regulären Budget mit Rücklagen und etwas Spielraum, um weiterhin gute Werke zu vollbringen.

Unser Ziel von 70.000 USD war, was wir ursprünglich als realistisch zu erreichen angesehen hatten. Unsere letzte Mitgliedschaftskampagne Oktober nahm insgesamt 52.381 USD ein, wir waren also darauf vorbereitet weniger zu bekommen, auch wenn es mehr gewesen wäre als letztes Jahr.

Wir waren nicht auf den überwältigenden Erfolg unserer Mitgliedschaftskampagne vorbereitet. Eigentlich hatten wir erwartet, auf unsere Reserven zurückgreifen zu müssen, um uns durch den Rest des Jahres zu bringen und uns bis zur nächstgeplanten Mitgliedschaftskampagne im April 2015 über Wasser zu halten. Das ist nicht ungewöhnlich für eine gemeinnützige Organisation, vor allem eine, die so jung ist wie die OTW, aber trotzdem keine Strategie, die wir langfristig aufrecht erhalten könnten. Im August begannen einige Diskussionen darüber, unsere Spendenaktionen zu erweitern und GroßspenderInnen anzuwerben, mehr Methoden für monatliche Spenden und ein oder zwei Spezialevents zuzüglich unserer jährlichen Mitgliedschaftskampagnen zu halten.

Wir werden uns weiterhin über diese Optionen informieren, weil sie Teil einer soliden und breitgefächerten Spendensammlungsstrategie sind, aber der unmittelbare Druck wurde dank der nahezu 8.000 SpenderInnen, die uns in diesen Oktober unterstützt haben, genommen. Einfach gesagt sind unsere Finanzen stärker denn je, und das bedeutet, dass alle Projekte unter dem OTW-Schild gestärkt werden.

Kurze Aufstellung der erwarteten Ausgaben:

  • 45.000 USD werden wir 2014 für zusätzliche Server ausgeben, 2015 kommen noch weitere Geräte für mindestens 100.000 USD dazu.
  • Zusätzliche Server bedeuten mehr Kosten für den Stellraum und höhere Stromkosten für diese Server. 36.000 USD oder mehr haben wir für 2015 dafür veranschlagt, plus 25.000 USD für eine dritte Serverlokalisation, Analyseprogramme und Domainregistrierungen.
  • Ein verbessertes Ticket-Program für die Missbrauch- und Support-Teams kostet weitere 400 USD im Monat, 4.800 USD jährlich.
  • Für Trainingsseminare und Workshops für unsere freiwillige MitarbeiterInnen wird eine Summe von 7.500 USD bereitgestellt. Der gleiche Betrag ist als Spesenkasse verfügbar für Reisekosten, Unterkunft und Teilnahmegebühren für Präsentationen auf Conventions, akademische Konferenzen und weitere Veranstaltungen.
  • Für Oktober ist ein Vorstandstreffen (ein tatsächliches Treffen in der realen Welt) geplant. Möglicherweise werden auch Kommiteevorsitzende und/oder weitere MitarbeiterInnen teilnehmen. Die durchschnittlichen Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten pro Person sind auf 950 USD angesetzt, alles in allem also ungefähr 15.000 USD.
  • 8.000 USD decken allgemeine Verwaltungskosten ab und für weitere Programkosten fallen mindestens weitere 23.000 USD an.
  • Wir erhalten eine Reserve mit Laufkosten für neun Monate aufrecht. Etwa 72.000 USD fallen dafür an.

Neben diesen unmittelbaren Ausgaben ist es schwer, spezifische Ausgaben für 2015 festzulegen. Wie wir bereits angemerkt haben, gingen wir davon aus, mit geringeren Reserven und nur leichtem Einkommenswachstum in das neue Jahr zu gehen. Die meisten unserer konkreten Pläne basieren auf diesen Zahlen. Komittees sind nun aufgefordert, zusätzliche Anträge im November einzuschicken, aber es gibt einige Bereiche in denen wir erhöhte finanzielle Bedürfnisse erwarten.

Wir haben über den unmittelbaren Effekt für das AO3 im Hinblick auf weitere Server und weiteren Stellraum, Auftragsangstellte und Training gesprochen. Fanlore und Open Doors (Offene Türen) werden allein durch das Teilen des gleichen Serverraums leichte Verbesserungen sehen können. Das Upgrade der Software für AO3 Support und Missbrauch wird auch die Beantwortung von Nutzer-Fragen über Open Doors Erhaltungsarbeit erleichtern.

Unsere anderen beiden Großprojekte Transformative Works and Cultures – TWC (Transformative Werke und Kultur) und die Rechtsvertretung unserer Rechtsabteilung arbeiten mit einem deutlich kleineren Budget als das AO3. Unser Rechtsteam zieht sich von Zeit zu Zeit Antragsgebühren zu, zusätzlich zu den Reisekosten zu Anhörungen und Meetings über Fair Use. Die freiwilligen MitarbeiterInnen von TWC, unserem akademischen Journal, reisen zu akademischen Konferenzen innerhalb der US. Eine weitere Ausgabe ist die jährliche Registrierungsgebühr für das Journal. Der Budgetüberschuss, der bei dieser Mitgliedschaftskampagne entstanden ist, wird es ihnen erlauben, die OTW bei weiteren Veranstaltungen zu vertreten und erlaubt es den Mitgliedern dieser beiden Komitees, dem "Entwicklung und Mitgliedschaft"-Komitee - das Komitee, das für unsere Spendensammlung verantwortlich ist - bei seinen Plänen für verstärkten Outreach bei Fanconventions zu unterstützen.

Alle unsere Projekte und Komitees werden davon profitieren, dass wir mehr Geld in die Unterstützung von freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen bei der Teilnahme an weiterem Training, Seminaren und Webinaren investieren können. Die Stärkung von professionellen Fähigkeiten und Kontakten innerhalb der OTW war immer eine Priorität, sei es um einen Managementworkshop für das "Freiwillige und Rekrutierung"-Komittee nutzen zu können oder freiwillige MitarbeiterInnen an Events wie AdaCamp teilnehmen zu lassen.

Dank dieser erfolgreichen Mitgliedschaftskampagne und der Großzügigkeit unserer Mitglieder sind dies alles Bereiche, in denen wir wachsen können. Wir erwarten, dass wir Anfang Januar 2015 ein Update für unser Budget und unseren Spendensammlungsplan bringen können, behaltet die Seite also im Auge.

Wir haben ein weiteres Spendensammlungsziel im April und wir hoffen, dass Fandom uns wieder so kräftig unterstützen wird. Wir sind nur so stark und wichtig wie Ihr, unsere NutzerInnen und MitgliederInnen, uns macht.

Hier noch ein paar mehr Details für alle Zahlenfreaks:

Monatlich wiederkehrende Ausgaben:
Reguläre monatliche Ausgaben zum 30. Oktober: 5.497,20 USD
Geschätzte monatliche Ausgaben für 2015: 8.066,66 USD
(Beinhaltet monatliche Kosten für Serverkolokation, Programme und Verwaltung.)

Gesamte erwartete Ausgaben vom 1. Januar bis 30. März:
Ausgaben für das erste Quartal 2015, angepasste Schätzung: 84.949,67 USD
(Beinhaltet wiederkehrende monatliche Ausgaben plus 60.000USD Serverkaufkosten und Vorbereitungen für die Mitgliedschaftskampagne April; Mindestbetrag der verfügbar sein muss)

Rücklagen
Geschätzte Reserve für neun Monate 2015: 72.599,94
(Basierend auf regulären monatlichen Ausgaben, benötigter Betrag um im Notfall die Dinge am Laufen zu halten, ohne Wachstum oder Zusatzausgaben)

Ausgaben plus Rücklagen
Geschätzte Ausgaben für das erste Quartal 2015 plus Reserve: 157.549,60 USD
(Betrag den wir am 1 Januar zur Hand haben müssen um uns bis zum 30 März zu bringen und 9 Monate Reserve zu erhalten).

Überschussgerede
Übertrag: 197.544,09
(Setzt voraus, dass wir die Spendenziele in November und Dezember erreichen und das verbleibende Budget 2014 ausgeben; Vollständiger Betrag den wir am 1. Januar auf der Hand haben)

Überschuss: 39.994,48
(Verbleibender Betrag nachdem das Budget für 2014, die Ausgaben für das erste Quartal 2015 und die Rücklagen gedeckt sind)

Vorläufige Budgetplanung 2015
Wir erwarten, dass unser Budget 2015 grob geschätzt 230.000 USD betragen wird
Dieser Betrag beinhaltet neben regulären monatlichen Ausgaben, Hardwarekäufe, direkte Treffen, Mitarbeiterschulungen und Outreach und weiteres.

Vielen Dank für Eure Unterstützung - Eure Großzügigkeit macht unsere Arbeit erst möglich.